Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
Orice antreprenor este interesat sa asigure incasarea facturilor emise catre clienti fiindca in acest fel incheie procesul de vanzare si isi asigura un cash flow sanatos. Companiile mari au de regula un departament intreg care se ocupa de gestionarea clientilor – inclusiv de recuperea creantelor.
Este important sa ai un bun control asupra sumelor neincasate de la clienti si poti sa realizezi acest lucru prin cateva metode:
1.Utilizeaza un soft bun de gestiune a facturilor catre clienti, care sa te ajute sa urmaresti clientii pe scadente, sa ai la indemana rapoarte si statistici privind facturile neincasate.
Este important sa poti avea acces nelimitat in aplicatie pentru ca sa poti sa extragi datele de care ai nevoie in momentul in care ai nevoie. Astfel, este posibil sa nu doresti sa mai inchei o tranzactie de vanzare cu un client care are zeci de facturi neplatite. O astfel de informatie obtinuta la momentul potrivit te ajuta sa nu te expui mai mult decat ai facut-o deja riscului de neplata.
In Smart Bill poti sa iti gestionezi relatia cu clientii din acest punct de vedere in urmatoarele moduri:
- poti sa ai acces nelimitat la aplicatie, de oriunde ai un dispozitiv conectat la internet, si in felul acesta poti sa obtii informatia de care ai nevoie in timp real
- ai acces la rapoarte privind facturile neincasate, pe care poti sa le monitorizezi si pe baza carora sa incepi sa iei masuri de recuperare.
2.Verifica ca ai respectat termenii contractuali, altfel clientii ar putea refuza sa iti plateasca factura din acest motiv.
Pentru a fi mai usor pentru toti cei implicati in operarea facturilor sa identifice contractul in baza caruia ai facturat, este important sa inserezi pe factura acest amanunt.
In Smart Bill ai la dispozitie campul de Mentiuni de pe factura unde vei putea nota acest lucru.
3. Restrictioneaza accesul la aplicatia de facturare
In felul acesta te poti asigura ca elimini potentialul risc de frauda din partea unui angajat.
In Smart Bill poti sa faci acest lucru acordand drepturi selective utilizatorilor.
Acest lucru este posibil din meniul Utilizatori.
4. Efectueaza reconcilieri periodice cu clientii, pentru confirmarea soldului existent. In felul acesta poti sa eviti situatii in care au fost efectuate erori la inchiderea unei facturi emise catre clientul X cu o incasare de la clientul Y.
In Smart Bill importul extraselor de banca se poate face automat, pentru anumite banci (BT, ING), si astfel riscul de a face astfel de asocieri este redus.
Extrasele de cont pot fi trimise din modulul de rapoarte al Smart Bill accesand raportul Fisa client.
5.Initiaza din timp masuri de recuperare
Este important ca imediat dupa scadenta sa contactezi clientul pentru plata facturii fiindca de multe ori se intampla ca acesta sa nu plateasca din neglijenta, sau din cauza ca a pierdut factura (mai ales in cazul in care observi ca acest lucru se intampla la un client care pana acum a achitat mereu la timp).
In Smart Bill poti sa faci acest lucru elegant, setand trimiteri automate din sistem. In felul acesta, comunicarea este mai putin personala, fiind mai usor de realizat de catre ambele parti.
Poti seta pana la 3 notificari care sa fie trimise automat din sistem, la datele dorite.
In cazul firmelor mari cu un flux mare de facturi este bine sa ai pregatite proceduri clare de organizare a acestei activitati, pentru a preveni situatiile neplacute in care nu incasezi facturile, proceduri care sa fie cunoscute de toti angajatii implicati.
